Firmy muszą się zmieniać i dostosowywać, aby nadążać za potrzebami rynku i zwiększać poziom wydajności. To czasami oznacza zmianę technologii, aby uzyskać więcej efektów i pracować inteligentnie.
Jednak nikt nie powiedział, że zmiana systemu komputerowego w dużej firmie jest kiedykolwiek łatwe! Nawet w małej firmie, posiadanie całkowicie nowego systemu komputerowego może być koszmarem na początku. Nie tylko wymaga okresu przejściowego z zapasowymi systemami w miejscu (na wszelki wypadek), ale również trzeba przeszkolić pracowników, jak go używać. To może często powodować niepokój, zwłaszcza jeśli masz starszych pracowników, którzy być może nie są dość tech-savvy jak niektóre z młodszych pracowników.
Jeśli zamierzasz zmienić swój system komputerowy, musisz najpierw określić powód, dla którego to robisz. Jakie korzyści przyniesie zmiana i czy są one warte zachodu? Czy koszt zmiany przełoży się na większe zyski? To nie jest dobre zmiany, jeśli to będzie kosztować fortunę, a następnie nie będzie odzyskać te nakłady dość szybko po.
Jeśli jesteś pewien, że zmiana jest w porządku, to musisz zrobić swoje badania. Skontaktować się z kilkoma firmami i dostać je przyjść i pitch do Ciebie. Nie decyduj się na pierwszą z nich. Zwróć się o pomoc do działu IT (jeśli go masz) lub do specjalistów, którzy mogą Ci doradzić. Jest to ogromna decyzja i jeden, który nie powinien być podjęty lekko lub szybko.
Po wybraniu nowego systemu i zakupie go, nadszedł czas, aby go wdrożyć.
Przed tym dniem, należy wykonać kopię zapasową wszystkiego w obecnym systemie i mieć system oparty na papierze w miejscu dla pierwszego dnia lub dwóch po tym. Trzeba też wyznaczyć dzień, w którym zainstalujemy system. Dobrym pomysłem jest weekend, zakładając, że Twoi pracownicy nie pracują w weekendy przy swoich biurkach, ponieważ zminimalizuje to zakłócenia.
Następna sprawa to szkolenia.
Upewnij się, że informujesz swoich pracowników na bieżąco o tym, co dzieje się w trakcie całego procesu i angażujesz ich w decyzje. To oni będą korzystać z systemu, więc ich zaangażowanie i opinie są kluczowe. Pomoże to również zmniejszyć niepokój w biurze - nie każdy lubi zmiany.
Upewnij się, że szkolisz swoich pracowników na nowym systemie dokładnie i odpowiedzieć na wszelkie pytania, które mają. Prawdopodobnie nastąpi okres przejściowy, w którym system papierowy może być nadal używany, tylko przez kilka dni, w celu wychwycenia wszelkich błędów i upewnienia się, że błędy nie występują.
Zmiana systemu komputerowego nie jest łatwym zadaniem, ale jeśli jesteś pewien, że przyniesie Ci korzyści, warto podjąć ten wysiłek.
